Mengkendek, Humas IAKN Toraja - Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Institut Agama Kristen Negeri (IAKN) Toraja terus memperkuat tata kelola penjaminan mutu melalui inovasi digital. Melalui platform Sistem LPM (sistem-lpm.iakntoraja.com), seluruh proses kerja LPM yang sebelumnya tersebar dalam berbagai berkas dan format manual kini terhubung dalam satu sistem terpadu, lengkap dengan alur persetujuan berjenjang dan jejak audit yang jelas untuk setiap dokumen resmi yang diterbitkan.
Sistem LPM dikembangkan bukan sekadar untuk mendigitalkan formulir, melainkan untuk mendukung tugas dan fungsi LPM secara menyeluruh: mulai dari perencanaan audit, penyusunan dokumen standar mutu, pengelolaan data akreditasi program studi, hingga pelaporan kinerja unit kerja kepada pimpinan. Sistem ini mengintegrasikan sembilan modul aktif, empat jenis dokumen SPMI, tiga jenjang approval berlapis, serta akses berbasis peran yang tersedia selama 24 jam.
Salah satu terobosan penting dari sistem ini adalah modul Kinerja Mingguan, yang memungkinkan pencatatan kegiatan mingguan setiap staf LPM secara digital, dikompilasi otomatis oleh Sekretaris LPM, dan disusun menjadi laporan kinerja terukur untuk disampaikan kepada pimpinan institusi. Modul ini didukung oleh fitur Laporan WFH, yang mencatat Rencana Hasil Kerja (SKP) dan realisasi harian staf, sinkron dengan Laporan Kinerja Mingguan, sehingga dapat ditarik setiap akhir bulan untuk kebutuhan pelaporan di Absensi Kemenag (absensi.kemenag.go.id).
Hasil kompilasi kinerja tersebut selanjutnya dituangkan melalui modul Laporan ke Rektor, yang memungkinkan LPM menyusun dan mengajukan laporan berkala kepada Rektor dengan format resmi yang konsisten pada setiap periode, sekaligus menggantikan proses rekap manual yang selama ini memakan waktu dan rawan tidak seragam.
Selain pemantauan kinerja, Sistem LPM juga menyediakan modul Audit Mutu Internal untuk perencanaan jadwal audit, penugasan auditor, dan tindak lanjut temuan; Dokumen SPMI sebagai perpustakaan digital Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu, Formulir Mutu, dan SOP yang terkontrol versinya; Data Akreditasi untuk memantau status akreditasi tiap program studi; SOP Generator yang menyusun SOP format SOP AP lengkap dengan diagram alur otomatis; Arsip Surat & Rapat untuk pengarsipan surat dan notulen rapat koordinasi; serta Survey Layanan untuk mengukur kepuasan sivitas akademika terhadap layanan LPM.
Sistem ini dirancang dengan sejumlah keunggulan yang membedakannya dari pengelolaan manual sebelumnya. Setiap pengguna, mulai dari Ketua, Sekretaris, Kapus, hingga Admin, hanya dapat melihat dan mengelola data sesuai kewenangannya melalui akses berbasis peran. Dokumen resmi seperti SOP melewati tahap draf, review oleh Sekretaris, hingga pengesahan oleh Ketua LPM sebelum diterbitkan secara resmi melalui mekanisme persetujuan berjenjang. Seluruh data mutu, audit, dan kinerja tersimpan terpusat dan dapat dipantau secara real-time tanpa harus menunggu rekap manual, sementara riwayat perubahan dan persetujuan tersimpan permanen sebagai jejak audit yang mendukung akuntabilitas serta kesiapan menghadapi audit eksternal.
Kehadiran Sistem LPM memberikan manfaat langsung bagi tiga kelompok utama. Bagi pimpinan institusi, sistem ini mendukung pengambilan keputusan berbasis data mutu yang akurat dan terkini, pemantauan capaian kinerja unit kerja secara berkala, serta kesiapan dokumen yang lebih baik saat asesmen akreditasi. Bagi Tim LPM sendiri, sistem ini menyederhanakan alur kerja audit dan dokumen mutu, mengurangi duplikasi berkas dan pekerjaan administratif manual, serta memperkuat kolaborasi lintas peran yang lebih transparan dan dapat dilacak. Sementara bagi sivitas akademika, sistem ini membuka akses terhadap informasi mutu institusi secara lebih terbuka, prosedur layanan yang jelas dan konsisten, serta saluran umpan balik melalui survei layanan LPM.
Peluncuran Sistem LPM menegaskan komitmen LPM IAKN Toraja untuk memperkuat budaya mutu berbasis data di lingkungan kampus. Dengan sistem pelaporan kinerja yang terukur dan terdokumentasi secara digital, LPM tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja internal, tetapi juga memperkuat akuntabilitas pelaporan kepada pimpinan sebagai bagian dari tata kelola perguruan tinggi yang transparan.
(Sumber: sistem-lpm.iakntoraja.com)
Editor : Rusdin (Humas IAKN Toraja)